Politique de l'Association Canadienne de la Sécurité (CANASA) concernant les renseignements personnels

La CANASA s'efforce de protéger votre vie privée et de s'assurer que seuls les renseignements dont la CANASA a besoin pour offrir un service adéquat aux membres et aux non-membres sont recueillis. Bien que nous nous assurions que seuls certains renseignements sont rendus publics, nous n'empêcherons pas nos membres de solliciter de nouveaux clients.

Les organismes touchés par la loi doivent obtenir le consentement de l'individu lorsqu'ils recueillent, utilisent ou révèlent des renseignements personnels à son sujet. L'individu a le droit, s'il le désire, de consulter les renseignements personnels conservés par l'entreprise et de mettre en doute leur exactitude. Les renseignements personnels ne peuvent être utilisés qu'aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Si une entreprise désire les utiliser à une autre fin, elle doit obtenir un nouveau consentement. Les individus doivent également être assurés que des mesures de protection adéquates sont en place pour protéger les renseignements les concernant.

Les renseignements recueillis par la CANASA sont principalement des renseignements d'affaire et ne sont PAS considérés comme des renseignements personnels. La loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques s'applique uniquement aux renseignements personnels.

Renseignements personnels

Les renseignements personnels comprennent les renseignements factuels et subjectifs enregistrés ou non à propos d'un individu. Cela comprend des renseignements de toute forme comme :

l'âge, le nom, le n° d'identification, le revenu, l'origine ethnique ou le groupe sanguin
l'opinion, les évaluations, les commentaires, le statut social ou les actions disciplinaires
les dossiers d'employés, les dossiers de crédit, les registres de prêts, les dossiers médicaux, l'existence d'un conflit entre un consommateur et un marchand, les intentions (par exemple, prévoir faire l'acquisition de services ou changer d'emploi)

Le nom, le titre, l'adresse d'affaire et le n° de téléphone d'un employé d'une entreprise ne sont pas considérés comme des renseignements personnels. Les renseignements des sociétés ne sont pas touchés.

Quels sont les renseignements que nous recueillons de nos membres et qu'en faisons-nous?
Les principaux renseignements que nous recueillons sont l'adresse, le titre, les numéros de téléphone et de télécopieur et l'adresse de courriel. Les renseignements que vous confiez à la CANASA nous permettent de vous renseigner sur les salons commerciaux, les conférences, les événements, les activités, les services et les cours de formation professionnelle de la CANASA. Nous vous informons également sur les enjeux, les activités et les offres spéciales de l'industrie par le biais de notre bulletin mensuel. En devenant membre, en faisant une demande de renseignement, en vous inscrivant à une activité ou à un cours de la CANASA, vous donnez à la CANASA la permission de vous contacter à l'aide des renseignements que vous nous confiez. Ces renseignements sont publiés dans notre répertoire des membres et sur notre site Web. Les renseignements publiés sont les renseignements d'affaire tels qu'ils apparaissent sur le formulaire d'adhésion rempli par chacun des membres.

Les partenaires de notre programme d'avantages aux membres (PAM) ont accès aux renseignements de nos membres. Une clause concernant la protection de la vie privée fait partie du contrat et exige que les tiers offrent le même niveau de protection que la CANASA et traitent vos renseignements avec respect. Ils ne peuvent en aucun cas divulguer quelque renseignement que ce soit à une autre partie.

Nous indiquons également dans notre base de données si l'individu a agi en tant que membre d'un comité ou membre d'un conseil. Ceci nous aide à retracer les gens qui ont travaillé pour l'une ou l'autre des sections ou sur le conseil national de la CANASA et à quelle période. Nous conservons également les notes d'évaluation de cours, un historique financier et un registre indiquant les activités de la CANASA auxquelles les membres ont assisté.

Les renseignements financiers tels que les cartes de crédit et les renseignements bancaires sont recueillis au moment de l'adhésion ou du renouvellement de l'adhésion. Les renseignements sur les cartes de crédit peuvent également provenir de l'inscription à un tournoi de golf, à une réunion des membres, à un cours de formation professionnelle ou de l'inscription d'un membre ou d'un exposant à un des salons professionnels Sécurité Canada. Ces renseignements financiers sont conservés en sécurité dans une base de données distincte. Seuls quelques membres du personnel de la CANASA ont accès à ces renseignements personnels. Tel que prescrit par la loi, toutes les transactions imprimées sont conservées pendant sept ans. Ces renseignements sont conservés en sécurité sous clé et sont détruits une fois les sept années écoulées.
Quels sont les renseignements que nous recueillons des non-membres? À quelles fins les utilisons-nous?
Les principaux renseignements que nous recueillons sont l'adresse, le titre, les numéros de téléphone et de télécopieur et l'adresse de courriel. Nous utilisons ces renseignements pour inviter les gens à assister ou à exposer aux salons professionnels Sécurité Canada.

Les renseignements financiers comme les numéros de cartes de crédit et les renseignements bancaires peuvent provenir de l'inscription à un tournoi de golf, à un cours de formation professionnelle ou de l'inscription d'un membre ou d'un exposant à l'un des salons professionnels Sécurité Canada. Ces renseignements financiers sont conservés en sécurité dans une base de données distincte et seuls quelques membres du personnel de la CANASA y ont accès. Tel que prescrit par la loi, toutes les transactions imprimées sont conservées pendant sept ans. Ces renseignements sont conservés en sécurité sous clé et sont détruits une fois les sept années écoulées.
Comment recueillons-nous les renseignements :

Pour les membres?
Les renseignements proviennent du formulaire d'adhésion du membre.

Pour les non-membres?
Les renseignements proviennent des inscriptions aux salons professionnels Sécurité Canada et des bases de données que nous avons acquises au fil des ans.
Pour quel motif recueillons-nous ces renseignements?

Pour les membres?
Afin de vous tenir informé des nouvelles et des activités de l'industrie. Pour vous inviter à assister ou à exposer aux salons Sécurité Canada. Afin de vous tenir informé des nouvelles et des activités de l'industrie ainsi que pour vous renseigner sur les activités de la CANASA tels que les tournois de golf, le renouvellement des adhésions, l'assemblée générale annuelle, les élections et les nouveaux services que la CANASA offre à ses membres.

Pour les non-membres?
Afin de vous renseigner sur les salons professionnels Sécurité Canada et pour faire la promotion de l'adhésion à la CANASA.
À qui ces renseignements sont-ils révélés?

Pour les membres?
Nous fournissons sur disque certains renseignements concernant les membres (renseignements d'affaire seulement) à d'autres membres à leur demande. Les renseignements concernant les membres sont publiés dans notre répertoire annuel de membres et sur notre site Web. Les renseignements complets sont accessibles dans la section réservée aux membres de notre site Web et seulement le nom de l'entreprise, son numéro de téléphone et un hyperlien (si offert) apparaissent dans la section publique du site Internet. S'il s'agit d'un exposant au Salon Sécurité Canada, les renseignements de l'entreprise peuvent également apparaître dans le guide du Salon Sécurité Canada.

Dans le cas d'envois à grande échelle, les renseignements des membres sont transmis par fichier électronique à une agence de publipostage. Ces fichiers demeurent la propriété unique de la CANASA. L'agence de publipostage reconnaît l'importance de préserver la confidentialité et la sécurité de ces fichiers et prend des mesures raisonnables et appropriées pour prévenir leur divulgation ainsi que le transfert et l'usage prohibés de ces fichiers à des personnes ou organismes autres que la CANASA. À l'exception de Poste Canada et du service postal américain qui sont utilisés pour la livraison finale, Tous les fichiers sont utilisés uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été fournis. Une fois son travail terminé, l'agence de publipostage efface immédiatement tous les renseignements de ses dossiers internes. Les entreprises avec lesquelles la CANASA fait affaire pour son matériel et ses logiciels ont également accès aux fichiers. Cependant, les renseignements ne sont jamais prélevés, copiés ou utilisés par ces derniers.

Pour les non-membres?
Dans le cas d'envois à grande échelle, les renseignements peuvent être transmis par fichier électronique à une agence de publipostage. Ces fichiers demeurent la propriété unique de la CANASA. L'agence de publipostage reconnaît l'importance de préserver la confidentialité et la sécurité de ces fichiers et prend des mesures raisonnables et appropriées pour prévenir leur divulgation ainsi que le transfert et l'usage prohibés de ces fichiers à des personnes ou organismes autres que la CANASA. À l'exception de Poste Canada et du service postal américain qui sont utilisés pour la livraison finale, tous les fichiers sont utilisés uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été fournis. Une fois son travail terminé, l'agence de publipostage efface immédiatement tous les renseignements de ses dossiers internes. Les entreprises avec lesquelles la CANASA fait affaire pour son matériel et ses logiciels ont également accès aux fichiers. Cependant, les renseignements ne sont jamais prélevés, copiés ou utilisés par ces derniers.

S'il s'agit d'un exposant au Salon Sécurité Canada, les renseignements de l'entreprise peuvent également apparaître dans le guide du Salon Sécurité Canada.

Vous pouvez demander d'être retiré de la liste d'envois de la CANASA et de ses partenaires du Programme d'avantages aux membres (PAM). Pour ce faire, vous n'avez qu'à nous appeler ou à nous écrire à l'adresse (staff@canasa.org). Si vous avez des commentaires ou des questions à propos de la politique de protection de la vie privée de la CANASA, veuillez contacter la personne responsable de la protection de la vie privée de la CANASA au (905) 513-0622 ou au 1 800 538-9919 (sans frais au Canada).

Site Web de la CANASA (www.canasa.org et www.securitycanadaexpo.org)

La CANASA ne recueille aucun renseignement confidentiel à votre sujet à moins que vous ne fournissiez ces renseignements en vous inscrivant en ligne. Nous ne sommes pas en mesure de recueillir de données identifiant les clients et les visiteurs. Nous pouvons seulement recueillir des données sous forme de tableau sur le nombre de pages visitées sur notre site Web et sur les pages que vous avez visitées sur notre site. La CANASA utilise ces renseignements pour faire des statistiques qui contribueront à rendre le site plus utile pour nos visiteurs.

Les renseignements recueillis par le biais de l'inscription en ligne à un salon Sécurité Canada ont pour seul but d'inscrire les gens qui le désirent à ces salons. Les renseignements fournis par le biais du formulaire d'inscription en ligne aux salons régionaux sont transférés directement à l'adresse de courriel du représentant de la CANASA responsable des inscriptions pour les salons régionaux.

Les renseignements fournis par le biais du formulaire d'inscription en ligne pour le Salon Sécurité Canada Central sont transférés directement à une entreprise indépendante responsable des inscriptions. Toutes les données sont enregistrées sur le serveur sécurisé de l'entreprise responsable des inscriptions. Les données sont et demeurent la propriété de la CANASA. L'entreprise responsable des inscriptions enregistre les renseignements des visiteurs et des exposants du salon dans le seul but de les sauvegarder. À notre demande, l'entreprise retournera toutes les données. Cependant, elle en conserve une copie au cas où les renseignements d'inscription seraient perdus. L'entreprise responsable des inscriptions ne peut vendre, distribuer ou utiliser les données, pour quelque raison que ce soit, sans le consentement écrit de la CANASA. Tous les renseignements dont les statistiques, les rapports et les données enregistrées sont gardés confidentiels. Après l'activité, les données enregistrées sont téléchargées et conservées sur les serveurs de sauvegarde de l'entreprise responsable des inscriptions et aucune autre partie ne peut y avoir un accès direct ou en ligne.

Le site Web de la CANASA contient des liens vers d'autres sites. Une fois sur un autre site, les renseignements personnels sont soumis à la politique de protection de la vie privée du site en question. La CANASA vous recommande de prendre connaissance de la politique de protection de la vie privée de tous les sites Web que vous visitez, particulièrement si vous comptez partager des renseignements personnels. La CANASA n'a aucun contrôle sur les sites auxquels vous pouvez accéder à partir d'un lien sur son site et elle n'assume aucune responsabilité quant à la façon dont les renseignements personnels sont recueillis ailleurs que sur le site de la CANASA.

Pour télécharger une version pdf de la politique de protection de la vie privée de l'Association Canadienne de la Sécurité (CANASA), cliquez ici.